Bonjour, je suis ravie de vous retrouver ici. Avez-vous trouvé facilement ? Rentrons directement dans la préparation de votre événement. Je vous présente le plan d’implantation avec tous les moyens de transports existants et ceux que nous pouvons ajouter pour le jour J. Le but de cette visite de repérage est de visualiser le parcours idéal d’un visiteur, rythmé par les temps forts tels que l’accueil, les conférences, la restauration, l’animation et le départ. Je vous présente Monsieur X, notre contact commercial de ce magnifique lieu qui nous accueille aujourd’hui et nous présente les installations existantes des espaces. Si cela vous convient, commençons le parcours par l’accueil du visiteur. Je vous explique la disposition que m’a inspiré votre brief de départ. Interrompez-moi quand bon vous semble pour manifester vos remarques. J’envisage les points de checking à l’entrée du bâtiment avec la signalétique qui convient. Nous installons un barnum avec une borne d’accueil pour optimiser la gestion des litiges éventuels en amont des files d’accès. Pour minimiser la file d’accès, les participants sont invités à imprimer leurs badges avant leur arrivée grâce à la plateforme de réservation en ligne via le mail de confirmation. Le contrôle des accès s’effectue par scannette juste avant la remise des accessoires de bienvenue. Pour les publics particuliers, comme les invités, les intervenants, la presse ou le staff, nous utilisons un code couleur avec des tours de cou et bracelets correspondants. Le lieu nous permet d’installer des espaces d’accueil avec des accès séparés. Nous pouvons ainsi mettre en place des zones privatisables pour les publics plus sensibles. A la suite de cette visite et selon vos observations, je vous transmettrai le plan d’implantation réactualisé avec la signalétique envisagée pour la circulation des différents publics. Votre identité graphique est visible sur tous les supports physiques et digitaux. Les mises en scène des univers clés comme l’accueil, les plénières et les zones de restauration sont conçues pour promouvoir ces espaces de vie. Nous abordons ces points spécifiques qui font l’objet d’autres échanges en parallèle du développement des contenus, des intervenants, de l’animation et de votre démarche environnementale. Les accès aux monte-charges sont excentrés pour les livraisons de matériels des exposants, la partie traiteur et les installations techniques. Si vous retenez ce lieu pour votre événement, j’organiserai ensuite les visites de repérages techniques avec les différents prestataires afin d’affiner les besoins. Pour faciliter la visualisation de l’événement avec vos équipes en interne ainsi que pour la bonne coordination des prestataires, je vous présenterai une modélisation des espaces personnalisés à votre image. Je vous fournis également un suivi en temps réels des comptes-rendus de nos échanges consultables en ligne pour corriger, réactualiser ou valider les différents points tout au long du projet. Concernant le suivi budgétaire, je vous adresse un budget prévisionnel avec différentes options chiffrées. Chaque correction ou nouvelle demande fait l’objet d’un devis à valider pour lancer la production. Je vous adresse un suivi de la réalisation des tâches par rapport au rétro planning initial. Je vous avertis des réajustements nécessaires. Plus l’anticipation logistique est affinée, plus nous pouvons dégager de l’énergie créative pour développer des moments suspendus qui rendront votre événement exceptionnel. Et vous, avec qui imaginez-vous l’organisation de votre événement idéal ?

Enigma run, Roland Garros23, UEED23, Cup40

Adaptabilité, rigueur, efficacité, créativité

Créer l'interaction, gamification, sens du service